Silt: tarkvaraarendus

Kujutage ette, et olete just lansseerinud oma uue eritellimusel loodud infosüsteemi. See on kiire, loogiline ja lahendab kõik need mured, mis varem käsitsi tehes aega röövisid. Projekt on “valmis”. Te surute arendajatega kätt ja otsustate, et igakuine 500-eurone hooldustasu on kulu, mida pole hetkel vaja. Süsteem ju töötab, mis sellega ikka juhtuda saab?

Kolm aastat hiljem soovite süsteemi lisada ühe pealtnäha lihtsa uuenduse – näiteks uue makseliidese või kliendirakenduse. Helistate arendajale ja ootate hinnapakkumist. Vastus, mis sealt tuleb, on aga nagu külm dušš: “Seda süsteemi ei saa enam uuendada. See tuleb uuesti ehitada.”

Ja see ei ole lihtsalt hirmutamiseks. See on reaalne juhtum meie enda kogemusest, kus hooldamata jäetud koodibaas tähendas ettevõttele nelja kuud ootamist ja 35 000-eurost arvet lihtsalt selleks, et “august välja tulla”.

Kood ei kulu, aga maailm selle ümber küll

Tarkvara on kummaline vara. Erinevalt autost ei teki sellele roostet ega kulu rehvid. Aga tarkvara elab ökosüsteemis, mis muutub iga päevaga.

Teie infosüsteem toetub kümnetele välistele komponentidele: serveritarkvara, raamistikud, turvapiirangud, brauserite uuendused ja kolmandate osapoolte liidesed. Kui te koodi ei hoolda, juhtub sellega sama, mis vana nuputelefoniga tänapäeva võrgus – see lihtsalt ei oska enam ümbritseva maailmaga rääkida.

Seda nimetatakse tehniliseks võlaks. Ja nagu iga võla puhul, on ka sellel intressid. Kui te ei maksa väikest “intressi” iga kuu (hoolduslepingu näol), esitab elu teile ühel päeval sissenõude kogu summale korraga. Ja see summa on alati kordades suurem kui regulaarne haldus.

Hooldusleping on nagu kindlustus

Paljud keskmise suurusega ettevõtted vaatavad hoolduslepingut (SLA) kui pelgalt kuluartiklit. Meie näeme seda kui äriturvalisuse garantiid. Kui teie ettevõtte igapäevatöö sõltub infosüsteemist või kliendiportaalist, on hooldusleping teie “turvavõrk” kolmel põhjusel:

1. Te olete järjekorras esimene. Kui süsteem jookseb kokku esmaspäeva hommikul, ei taha te kuulda vastust: “Meil on hetkel käed-jalad tööd täis, vaatame järgmisel nädalal.” Hooldusleping tähendab lepingulist reaktsiooniaega. Me oleme teie jaoks olemas, ka nädalavahetusel.
2. Uksed on võõrastele lukus. Enamik häkkimisi ei toimu geniaalsete küberrünnakute kaudu, vaid läbi ammu teadaolevate turvaaukude, mida hooldamata süsteemides pole lihtsalt viitsitud “lappida”. Regulaarne hooldus hoiab need uksed kinni.
3. Evolutsioon, mitte revolutsioon. 500–2500 eurot kuus hoiab süsteemi kaasaegsena. See tähendab, et kui teil on vaja uut funktsiooni, on selle lisamine kiire ja odav, sest vundament on korras. Te ei pea kunagi tegema seda valusat mitmekümnetuhande eurost ja ajamahukat refaktoorimist.

Kas teie süsteem on “tiksuv pomm”?

Küsige oma IT-juhi käest üks lihtne küsimus: “Millal me viimati oma süsteemi alusraamistikke ja mooduleid uuendasime?” Kui vastus on “ei mäleta” või “siis kui arendus lõppes”, siis te tegelikult ei säästa raha – te lükkate edasi lumepalli, mis muutub iga päevaga aina suuremaks ja ühel päeval lihtsalt kokku kukub.

Eritellimustarkvara on teie ettevõtte kõige väärtuslikum tööriist. Ärge laske sellel muutuda koormaks. Professionaalne hooldus on investeering meelerahusse, mis lubab teil keskenduda oma põhitegevusele, teades, et teie digitaalne seljatagune on turvatud.

Kas soovite teada, mis seisus on teie süsteemi tervis täna?

Meie PauseDigitalis ei müü tühje lubadusi. Teeme teie olemasolevale süsteemile läbipaistva auditi ja ütleme otse välja, kus on augud ja mis vajab tähelepanu, enne kui sellest saab kallis probleem. Tule tasuta konsultatsioonile.

Excel on aus tööriist. Ta on paljudele ettevõtetele esimene „infosüsteem“ – üsna lihtne, väga paindlik ja võimaldab kiirelt ise hakata süsteeme üles ehitama. Alguses tundub see väga loogiline ja isegi mõistlik samm, paneme andmed tabelisse, lisame paar valemit ja töö saab tehtud. Ja mõnda aega see tõesti selliselt ka töötab.

Aga ühel hetkel hakkab Excel tegema midagi, milleks ta kunagi mõeldud ei olnud – temast saab ärikriitiline süsteem, mille najal seisab kogu ettevõtte äritegevus. Just seal tekib murdepunkt, kus kasvav ettevõte peaks endalt küsima, kas me juhime äri või juhib Excel meid?

Kui Excelist saab probleem, mitte lahendus

Enamik ettevõtteid ei koli Excelist välja sellepärast, et keegi “soovitas enda tarkvara luua”. Põhjus on tihti palju praktilisem.

Tüüpilised märgid, mis annavad aimu, et Excel on muutunud piduriks:

• sama faili on mitu versiooni ja keegi ei tea, milline on õige
• mitu inimest muudab korraga samu andmeid
• andmeid kopeeritakse käsitsi ühest süsteemist teise
• raportite tegemine võtab tunde või päevi
• vead avastatakse alles siis, kui on juba hilja
• kriitiline info on “kellegi arvutis”

Siinkohal ei ole probleem Excelis endas, vaid selles rollis, kuhu ta on surutud. Excel ei ole loodud mitme kasutaja protsesside, õiguste, automatiseerimise ega integratsioonide jaoks.

Excel vs äritarkvara: sisuline erinevus

Kui Excelit kasutatakse äriprotsesside juhtimiseks, siis tehakse enamasti käsitööd. Äritarkvara eesmärk on see käsitöö ära kaotada.

Exceli loogika:

• inimene sisestab andmeid
• inimene kontrollib andmeid
• inimene kopeerib andmeid edasi
• inimene parandab vigu

Äritarkvara loogika:

• andmed sisestatakse vaid üks kord
• süsteem kontrollib ja haldab kogu loogikat
• protsessid toimivad automaatselt
• vead püütakse kinni enne, kui need mõjutavad äri

Siin tulebki mängu äritarkvara arendus – mitte kui luksus, vaid kui viis vähendada sõltuvust käsitööst ja inimlikest eksimustest, andes seeläbi väga konkreetse arengu ettevõtte äritegevusse.

Automatiseerimist ei tasu karta

Levinud hirm on, et kohandatud tarkvara tähendab suurt, kallist ja jäika süsteemi. Tegelikkus on sageli vastupidine.

Enamasti alustatakse väikestest, aga valusatest kohtadest:

• klientide haldus
• andmete sünkroniseerimine raamatupidamisüsteemiga
• aruandlus ja raportid
• erinevad ärispetsifiilised lahendused

Need on protsessid, mida Excelis tehakse “ajutiselt”, kuid jäävad sinna tihti aastateks. Automatiseerimine tähendab, et need sammud viiakse süsteemi sisse – koos reeglite, kontrollide ja loogikaga. Sellega tekib äritegevusse ka selge struktuur.

Integratsioonid: koht, kus Excel päriselt hätta jääb

Kasvavas ettevõttes ei ole kunagi ainult ühte süsteemi. Neid on tavapäraselt mitmeid erinevaid:

• raamatupidamistarkvara
• CRM
• e-pood
• laosüsteem
• makselahendused
• dokumendihaldus
• aruandlus ja statistika

Excel seisab tavaliselt nende vahel nagu vahendaja, kuhu kopeeritakse infot siit ja sealt. Äritarkvara arenduse puhul asendatakse see integratsioonidega.

API-põhised integratsioonid võimaldavad:

• andmete liikumist reaalajas
• topeltsisestuse kadumist
• “ühtse tõe allikat” kogu ettevõtte siseselt

See ei ole lihtsalt mugavuseks või sellepärast, et on äge, vaid automaatika annab  otsese ja mõõdetava kokkuhoiu ajas ja vigades. Efektiivsuse kasvades on võimalik seda aega suunata hoopis äri kasvatamisesse.

Siseveeb ei ole dokumentide kaust

Sageli arvatakse, et siseveeb tähendab lihtsalt kohta, kus hoitakse faile ja juhendeid. Tegelikult on kaasaegne ettevõtte siseveeb midagi hoopis muud.

Hea siseveeb on:

• ettevõtte töölaud
• erinevate protsesside käivitamise ja ülevaate koht
• äritarkvara kasutajaliides
• ligipääsude ja rollide haldaja

Just siseveebi kaudu saavad inimesed kasutada äritarkvara ilma, et nad peaksid mõtlema, millises süsteemis mingi funktsioon asub, sest kõik on toodud ühte kohta. See seob inimesed, andmed ja protsessid üheks tervikuks.

Millal on päriselt aeg Excelist välja kolida?

Aus vastus on, et mitte siis, kui Excel “hakkab natuke segama”, vaid siis, kui:

• Excelist on saanud ärikriitiline süsteem
• vead mõjutavad raha või kliendirahulolu
• äri kasv sõltub käsitööst
• uute inimeste sisseelamine on aeglane
• juhtidel puudub reaalajas ülevaade

Siin ei ole küsimus tehnoloogias, vaid kontrollis.

Äritarkvara arendus kui protsessi, mitte projekti algus

Hea äritarkvara ei sünni vaakumis. See kasvab koos ettevõttega.

Sageli algab kõik Exceli loogika kaardistamisest:

• mis on päriselt oluline
• mis on ajutine
• mis võiks olla automatiseeritud

Seejärel ehitatakse lahendus samm-sammult, integreerides olemasolevate süsteemidega ja jättes ruumi kasvuks.

Kokkuvõtlikult

Excel ei ole vaenlane. Ta on suurepärane tööriist, kuni temast saab midagi, milleks ta kunagi mõeldud ei ole.

Kui Excel juhib teie äriprotsesse, on see selge signaal, et ettevõte on kasvanud järgmisse faasi. Äritarkvara arendus, automatiseerimine ja integratsioonid ei ole enam „tore mõte tulevikuks“, vaid praktiline viis hoida äri kontrolli all.

Küsimus ei ole selles, kas Excelist välja kolida, vaid millal ja mis hetkel on see samm vaja ette võtta.

Võta meiega julgelt ühendust ja me anname hea meelega nõu, kas sina peaksid täna kaaluma oma äritarkvara arendust või ehk aitab infosüsteemide integreerimine ettevõttel järgmise sammu astuda.