Kui me 2024. aastal Nordic Power Managementiga (NPM) esmakordselt maha istusime, polnud neil puudust teadmistest ega energiasektori ekspertiisist. NPM haldab Baltikumis mahukaid elektriportfelle, analüüsib turuhindu ja teeb otsuseid, kus iga minut ja iga sent loeb. Nende tegelik katsumus peitus hoopis selles, kus ja kuidas see äri igapäevaselt elas: kümnetes keerulistes Exceli tabelites.
Need polnud lihtsalt tavalised arvutustabelid. Seal olid koos turuhinnad, mõõteandmed, tootmis- ja tarbimisprognoosid ja väga palju muud. Tabelid olid aastate jooksul kasvanud tohutult suureks, sisaldades sadu tuhandeid ridu ja keerulisi valemite võrgustikke. Süsteem töötas, kuid iga päevaga kasvas risk. Kogu süsteemi teadmine sõltus ühest-kahest võtmeinimest, ning üks kogemata üle kirjutatud lahtri valem või vale liigutus võis kogu tulemuse paigast nihutada.
Kui vaatad kõrvalt, võib selline olukord tunduda puhtalt andmete korrastamise küsimusena. Meie PauseDigitalis mõistsime kiiresti, et asi on palju sügavam.
Excel ei ole andmebaas, vaid peidetud äriloogika
Kui hakkasime NPM-i protsesse lahti harutama, sai selgeks peamine tõde, mida me oma töös sageli näeme: Exceli tabelid polnud selle ettevõtte jaoks lihtsalt andmete hoidmise koht. Need tabelid sisaldasid kogu nende äriloogikat.
Iga ehitatud valem kujutas endast reeglit. Iga käsitsi üle kirjutatud lahter, mida keegi oli aastate eest korrigeerinud, oli tegelikult protsessi jaoks oluline erand. Ajastus ja töövoog – millal miski tabel avada ja millises järjekorras andmeid uuendada – elas täielikult töötajate peas. Tegevus nimega “kopeerin need andmed Nord Pooli lehelt siia lahtrisse” polnud tavaline käsitöö, vaid tegelikult puuduv süsteemne integratsioon.
Sellise süsteemi asendamine ei saa kunagi algada koodi kirjutamisest. See algab analüüsist ja arusaamisest. Kui üritada sellist tabelirägastikku ühe korraga uue tarkvaraga asendada, on ebaõnnestumise oht tohutu. Me pidime iga valemi ja erandi lahti harutama, saama aru selle tegelikust tähendusest ja ehitama lahenduse järk-järgult.
Kuidas me ehitasime 35 mooduliga platvormi
Võtsime sihiks ehitada uue lahenduse moodul-haaval selliselt, et iga valmis saanud moodul pani ühe konkreetse Exceli tabeli päriselt ja lõplikult kinni. Me ei tahtnud luua paralleelset süsteemi, mida peab lisaks tabelitele täitma, vaid eesmärk oli käsitsi tööd järjest vähendada.
Iga järgneva mooduliga vabanes tunde igapäevasest tööst, mis muidu kulus andmete kopeerimisele või manuaalsele kontrollile. Selle aja sai nüüd suunata käsitöö asemel sisulisse analüüsi.
Süsteemi tehnilise selgroo ehitasime Kotlini, Spring Booti, PostgreSQL ja AWSi baasile, mis võimaldab platvormil töödelda miljoneid andmeridu kiiresti ja turvaliselt.
Täna on tulemuseks täielikult automaatne platvorm, mis koosneb enam kui 35 moodulist. Süsteem toimib ööpäevaringselt ja ilma erilise inimsekkumiseta:
- Süsteem loob ise prognoosid ja kaupleb Nord Pooli börsil
- Bilansiplaanid liiguvad automaatselt Baltikumi bilansihalduritele
- Mõõteandmed liiguvad Eleringist platvormi veerandtunni täpsusega
- Reaalajas raportid, graafikud ja palju muud
Kogu see võrgustik töötab taustal vaikselt ja töökindlalt. Käsitsi kopeerimist ja andmete ühest kohast teise tõstmist ei toimu enam üldse.
Mida see kogemus meile õpetas?
Protsessi jooksul õppisime palju selle kohta, kuidas traditsioonilisi ja kriitilise tähtsusega äriprotsesse kaasaegseks muuta.
Esiteks, Excelit ei tasu alahinnata. See on suurepärane tööriist ideede prototüüpimiseks, kuid sellel on piirid. Kui ettevõtte põhitegevus ja tuhanded otsused sõltuvad tabelist, mida haldab vaid paar inimest, on tegemist äririskiga, mitte efektiivsusega.
Teiseks, vana süsteemi asendamisel ei ole otseteid. Sa ei saa ehitada toimivat tarkvara, kui sa ei süvene igasse üksikusse lahtrisse ja valemisse. Käsitsi tehtud töö automaatiseerimine nõuab kannatlikkust ja põhjalikku eeltööd, kuid tulemus tasub ennast kiiresti ära. NPM-i tiim ei pea enam muretsema, kas mõni valem on katki või kas andmed on õigeaegselt uuenenud. Süsteem lihtsalt töötab.
Kas sinu ettevõttes on samasugune tabel?
Igas kasvavas ettevõttes tekib varem või hiljem see üks Exceli tabel. See võib olla müügiprognooside tabel, tootmisplaan, kliendibaas või hinnakalkulaator. See on tabel, mida “keegi lihtsalt haldab” ja mida keegi teine puutuda ei julge.
Kui sul tuli seda lugedes tuttav tunne ette, siis tasub endalt küsida: kui palju aega ja närve kulub selle tabeli haldamisele ning mis juhtub siis, kui see ainus haldaja läheb puhkusele?
Tabelist loobumine ja automaatse süsteemi ehitamine ei pea tähendama tegevuse halvamist ega kuudepikkust segadust. Kui läheneda asjale moodul-haaval ja mõista äriloogikat enne koodi kirjutamist, saab ka kõige keerulisemast tabelist ehitada süsteemi, mis töötab ise.
Lisa kommentaar